Kartu Soal dengan Mail Merge

Kegiatan rutin di dunia pendidikan saat akhir semester adalah ulangan semester. Setiap guru pasti diwajibkan mengumpulkan naskah soal. Bahkan ada beberapa sekolah yang mewajibkan naskah soal harus disertai KARTU SOAL dan KISI-KISI SOAL. Pembuatan Kartu Soal akan sangat terbantu jika menggunakan fasilitas Mail Merge, jika tidak mengetik satu kartu soal untuk tiap-tiap soal memang membosankan.

Dengan sedikit kemampuan mengoperasikan Ms. Word kita sudah bisa menggabungkan dua dokumen menjadi satu dokumen mail merge. Di bawah ini adalah cara yang saya lakukan untuk membuat mail merge di Ms Word 2007

data kartu soal yang telah terisi semua

Langkahnya awal adalah
Menyiapkan dua buah dokumen word.
Satu sebagai sumber data (data kartu soal.docx), yang satunya sebagai kartu soal (kartu soal.docx)
Pada dokumen data dipersiapkan tabel berisi kolom yang sesuai dengan keperluan kartu.

Penulisan nama kepala tabel tidak boleh ada spasi. Misalnya Nama Siswa, maka dalam kepala tabel ditulis Nama_Siswa. Pengisian sel tabel dapat kita kopi dari silabus untuk mengambil Kompetensi Dasar, dan dari lembar soal untuk mengambil item soal beserta jawabannya.
Dokumen kedua adalah Kartu Soal. Sebelum mengatur mail merge dokumen pertama telah terisi semua sel-selnya dan dokumen kedua telah dibuat dibuat dengan format dan lebar kolom yang disesuaikan dengan hasil cetak yang dikehendaki.

Langkah Mail merge, pada office word 2007
1.      Dokumen yang aktif adalah kartu soal

format kartu soal dan pengisian field

2.      Klik mailing – select recepient – use existing list (muncul jendela select data source)
3.      Pilihan file type : pilih All File
4.      Lalu cari dokumen Data kartu soal.docx, yang kita buat tadi
5.      Dari menu, klik INSERT MERGE FIELD (muncul jendela baru) – isikan field-field pada tempat yang sesuai. Lakukan berulang hingga semua field masuk semua.
6.      Untuk melihat tampilan hasil merge : klik PREVIEW RESULT – selesai

tampilan kartu soal yang siap dicetak

Setiap membuka dokumen KARTU SOAL akan selalu muncul peringatan  bahwa file ini terkait denan SQL COMMAND – pilih saja YES.

keterangan Gbr
A. tool insert berge field
B. tool untuk melihat tampilan hasil merge
C. tool untuk melihat halaman berikutnya/sebelumnya

unduh contoh kartu soal dengan mail merge, keduanya harus diunduh data-kartusoal dan kartu-soal-pilihan-ganda-tik